Planejamento de comunicação interna: o olhar estratégico que transforma a sua área

Sua comunicação interna está perdida entre o excesso de demandas e a falta de clareza sobre seu papel dentro da organização? Talvez seja a hora de desenhar uma estratégia capaz de conectar e engajar os colaboradores, impactando positivamente os negócios

Quem trabalha com comunicação interna e nunca se viu perdido entre demandas inesperadas que surgem a cada momento, que atire a primeira pedra. Mas a gente também sabe que dedicar uma equipe a apagar incêndios o tempo todo está longe de ser o ideal. Como transformar essa realidade e alcançar um patamar mais estratégico dentro da empresa? Comece pelo planejamento de comunicação interna. 

Um trabalho capaz de proporcionar clareza sobre as ações e a importância da área, e que inclui uma análise detalhada das necessidades do negócio, além do comprometimento com metas e indicadores e o envolvimento ativo da liderança. 

Mas será que vale mesmo a pena investir os esforços, recursos e tempo nessa empreitada?

Alguns números ajudam a deixar as coisas mais claras: de acordo com dados da Gallup, empresas com uma comunicação interna estruturada têm 4,5 vezes mais chances de reter talentos e podem aumentar sua lucratividade em até 25%. 

Para incentivar você a dar o primeiro passo, neste conteúdo vamos mostrar como construir um plano claro e estratégico, usando o modelo Canvas e indicadores-chave (KPIs) que ajudam a medir o que realmente importa. 

Vem com a gente!

O que é um planejamento de comunicação interna estratégico?

Assim como o planejamento de qualquer negócio, o planejamento de comunicação interna é como um guia que direciona as ações da área e as formas de contato oficial entre a empresa e os colaboradores, sempre em sintonia com os objetivos da organização.

Ao contrário do que pode parecer, planejar a comunicação não se resume a escolher canais e enviar mensagens. Por mais importante que seja, essa é a parte tática do processo. A abordagem estratégica é contínua, estruturada e considera o momento da empresa, o perfil dos públicos internos e os resultados desejados.

Quando bem planejada, a comunicação fortalece a cultura corporativa, minimiza ruídos e melhora o engajamento e a produtividade das equipes. Em outras palavras, comunicar bem é comunicar com propósito.

Da teoria à prática, bora entender como aplicar o modelo Canvas para construir um plano eficiente e adaptado à realidade de sua empresa.

Planejamento de comunicação interna:  7 passos para começar o seu

Com mais de 20 anos de experiência em comunicação interna, aqui na Elos utilizamos uma ferramenta simples e eficaz para colocar o planejamento de comunicação interna em ação. Trata-se do Business Model Canvas (BMC), uma ferramenta criada por Alex Osterwalder, referência global no universo do empreendedorismo e da inovação e que transformou a forma de desenhar negócios.

Esse modelo, utilizado por empreendedores para descrever e visualizar seu modelo de negócios, é composto por blocos específicos e se adapta perfeitamente para mapear e organizar as peças-chave da comunicação interna. 

Cada quadro representa um pilar do planejamento, facilitando uma análise completa do cenário, destacando oportunidades, ajustes e prioridades. Confira o detalhe de cada um dos blocos e como aplicá-los, a seguir.

Modelo Canvas de planejamento de comunicação interna 

1. Objetivos da Comunicação Interna (Proposta de Valor)

Aqui o trabalho é definir o que a área de comunicação interna entrega para a empresa de forma geral e alinhada aos objetivos de negócio. Passa por questões fundamentais como alcançar e engajar os colaboradores, promover o sentimento de pertencimento, comemorar e reconhecer pessoas, dialogar, transmitir as estratégias do negócio, entre outros itens.

2. Receptor (Público-alvo)

Mapear os diferentes perfis dos públicos da empresa, como áreas, níveis hierárquicos ou turnos de cada empresa é também primordial em um planejamento. Cada grupo tem necessidades e expectativas específicas que exigem abordagens distintas. Conhecer essas particularidades torna a comunicação mais relevante e eficaz. Aqui na Elos, a gente gosta de destacar a importância de que os receptores também se responsabilizem e assumam um papel proativo no processo de comunicação.

3. Emissor (CI + áreas clientes + liderança)

Nesse quesito, a área de comunicação interna faz uma análise própria sobre seu papel e suas necessidades nessa história, definindo a forma e o tom de voz como irá se comunicar, mas também as parcerias (áreas-cliente, como RH, jurídico, etc.) e o papel das lideranças, emissoras fundamentais de qualquer comunicação interna.

4. Mensagens-chave (temas e formatos)

As mensagens chave representam tudo aquilo que precisa chegar até os diferentes públicos, com clareza e assertividade, respeitando uma segmentação estratégica. E como o meio também é a mensagem, definir os diferentes formatos de cada mensagem também é parte do planejamento, garantindo que elas cheguem da forma mais acessível para cada necessidade.

5. Canais e Atividades foco

Hora de definir quais canais e ações concretas vão sustentar seu plano. Aqui entram desde campanhas, eventos internos, encontros com a liderança, até canais como newsletters, intranet, email corporativo, rede social interna, aplicativo. Além disso, a comunicação é uma via de mão dupla, por isso procure criar espaços de escuta ativa, incentivar feedbacks, enquetes, fóruns ou rodas de conversa para fortalecer o vínculo com os colaboradores e dar voz às equipes. Cada item tem seu papel e seu público ideal. Liste todas as possibilidades de atividades adaptadas à sua realidade. São elas que vão manter a comunicação interna viva e constante.

6. Recursos disponíveis

Como todo bom planejamento, considere o que será necessário para fazer a área funcionar: equipe dedicada, agências externas, ferramentas (como plataformas de envio ou design), tempo e orçamento disponível para fazer seu plano acontecer.

7. Resultados e Métricas (KPIs)

Quais são os resultados esperados deste trabalho, em quanto tempo e como medi-los? Hora de definir essas questões e apontar os indicadores (KPIs) que vão monitorar avanços e pontos de atenção, além de oferecer insights para aprimorar continuamente o planejamento. Vale listar os KPIs de alcance (como visualizações de comunicados e campanhas, alcance de posts em redes sociais corporativas, número de usuários ativos em aplicativos de comunicação), os KPIs de engajamento (como taxa de abertura de emails e newsletters, taxa de cliques em emails e newsletters, participação em eventos internos, respostas a enquetes,  acessos a materiais disponibilizados) e os KPIs de percepção (como resultados de pesquisas de clima e satisfação e qualidade do feedback recebido nos canais existentes).

Bora construir juntos a sua comunicação interna?

Somos apaixonados por comunicação interna e podemos ajudar você a alcançar resultados de forma personalizada. Nossa consultoria começa com uma imersão profunda para entender o contexto real da sua organização e identificar o que precisa ser transformado. 

Trabalhamos em parceria, aplicando a metodologia Elos de forma colaborativa e construímos cada solução sob medida, respeitando as particularidades de cada negócio.

Quer saber como isso funciona na prática?